Esplorante la lingvon de financoj, parto 3

Ni ĝojas prezenti la trian parton de nia serio pri financaj fakvortoj. En parto 1 ni enkondukis la fundamentajn terminojn, kaj en parto 2 ni montris ilian uzadon per dialogo inter la kasisto kaj la prezidanto de la estraro. Nun ni proponas novajn terminojn per ekzemplo de praktika konversacio inter la kasisto kaj la direktoro de la Centra Oficejo, dum ili preparas la kvaronjaran financan raporton kaj planas administrajn elspezojn. La suba ekzemplo estas nur lernilo kaj ne vera konversacio.

Direktoro kaj kasisto laboras manenmane: La direktoro provizas al la kasisto decidajn informojn pri planitaj elspezoj kaj strategiaj celoj. Ri krome administras ĉiutage enspezojn kaj elspezojn de la organizaĵo. La kasisto certigas precizajn kontajn kodojn, koherigas la raportadon kaj konsilas al la direktoro pri financdecidoj. Tiel ili kune garantias klaran, fidindan kaj efikan financan administradon.

Jen la dialogo!

Direktoro: Saluton! Jen la lastaj fakturoj pri oficejaj elspezoj. Ĉu vi volas kontroli ilin antaŭ ol mi enmetos ilin en QuickBooks?

Kasisto: Kompreneble. Mi certigos, ke ĉiu fakturo havu ĝustan kontan kodon laŭ nia kontoplano. Tio garantias koherecon en niaj financaj raportoj.

Direktoro: Mi rimarkis, ke iuj elspezoj pri oficeja materialo devus esti atribuitaj al administraj kostoj, sed unu fakturo pri presado de materialoj por la nova programo ŝajnas programa elspezo. Ĉu tion mi devas tiel klasifiki?

Kasisto: Jes. Se la elspezo rilatas rekte al la programaj agadoj, ĝi devas esti registrita kiel program-rilata elspezo. Nur ĝeneralaj kostoj — ekzemple softvaraj licencoj aŭ telefonaj kostoj — iras sub administrado.

Direktoro: Ni ricevis monsumon de tiu tre donacema paro, kiu petis, ke la donaco subtenu edukadajn agadojn aŭ projektojn. Ĉu mi ĝin marku kiel limigitan enspezon?

Kasisto: Jes, ĉar ĝi venas kun specifaj kondiĉoj: Ĝi devas esti uzata laŭ la postuloj de la donacinto. Male, nelimigita enspezo estas libera por la propraj bezonoj de la organizo.

Direktoro: Fine, pri la kvaronjara amortizado de la komputilaro — ĉu vi jam enmetis ĝin?

Kasisto: Jes. Ĝi aperas sub nemonaj kostoj en la raporto. Amortizado ne estas tuja elspezo, sed montras detalan perdon de valoro de longdaŭraj aktivoj dum tempo.

Enkonduko de novaj terminoj

Kontoplano (Chart of accounts): la strukturo por organizi kontojn laŭ speco.
Konta kodo (Account code): la unika kodo atribuita al specifa konto por ĝusta klasifiko.
Administraj kostoj (Administrative costs): elspezoj por teni la organizon funkcianta (oficejaj elspezoj, salajroj, serviloj).
Programaj elspezoj (Program expenses): kostoj rekte ligitaj al misiaj aŭ programaj agadoj.
Limigita enspezo (Restricted income): enspezo kun kondiĉoj, kiu devas uziĝi laŭ la postuloj de la donacinto.
Nelimigita enspezo (Unrestricted income): enspezo sen specifaj postuloj aŭ kondiĉoj pri elspezoj.
Amortizado (Depreciation): laŭgrada perdo de valoro de longdaŭraj aktivoj, ekzemple komputiloj. (Amortizado en Esperanto rilatas al kaj fizikaj valoraĵoj kaj nefizikaj valoraĵoj, dum la angla uzas du vortojn, depreciation kaj amortization.)
Nemonaj kostoj (Non-cash costs): kelkaj aferoj estas registritaj por kontado, ekzemple amortizado, kie mono fakte ne interŝanĝiĝas aŭ uziĝas.

Ĉi tiuj terminoj estas esencaj por kompreni la internan financan agadon de neprofitcela organizo kiel Esperanto-USA.

Ni plene esperas, ke vi ĝuas ĉi tiun serion kaj trovas ĝin informriĉa! Se vi deziras pliajn klarigojn aŭ pripensas alian terminon, bonvolu kontakti nin ĉe kasisto@esperanto-usa.org. La kvara parto aperos en la venonta numero de UE, sed vi povas tuj legi ĝin ĉe la ĉefa retejo de E-USA!