Saluton karaj membroj de Esperanto-USA!

Tiu ĉi artikolo estas por vi. Mi volas informi vin pri la ĉiutagaj taskoj de la Centra Oficejo (CO), ke vi havu klaran bildon pri la funkciado de nia organizo. Antaŭ ol mi ektrejniĝis kiel la nova ĝenerala direktoro, mi havis nenian ideon, kion ekzakte faras la Centra Oficejo — kvankam mi estis membro de Esperanto-USA dum kelkaj jardekoj, voĉdonis en la balotadoj, partoprenis multajn Landajn Kongresojn, ktp. Mi sciis, ke oni funkciigas libroservon, kaj respondas al retpoŝtoj kaj telefonvokoj… sed kion alian la CO faras…?

Kiam oni dungis min en Januaro 2024, mi tute ne sciis, kion ekzakte mi farus. Dum mia ses-monata trejnperiodo kun Vilĉjo Harris, kies deĵoro daŭris 16 jarojn (2008–2024), mi lernis multege. Post plene transpreni la rolon en Julio 2024, restis la kutimaj CO-taskoj, sed ankaŭ aperis multaj novaj taskoj pro la CO-translokiĝo de Majno al Kalifornio. Ofte venas novaj taskoj ankaŭ pro la pli aktiva agado de la estraro ekde 2023, kiam Brandono Sowers prezidantiĝis. Nun, post proksimume unu jaro da deĵoro, mi ĝojas rakonti al vi detale ĉion, kion faras la Centra Oficejo.

Miaj taskoj estas tre diversaj: administraj, financaj, strategiplanaj, membro-rilataj, komitatmastrumaj, kongresplanaj, libroservaj, kunvenaj, protokolo-kontrolaj, bultenaj, UEA-rilataj, kaj multaj aliaj. Plej laste, sed certe ne malplej grave: retpoŝtaj taskoj! Mi ĉiutage legas, organizas kaj respondas almenaŭ 50 retmesaĝojn de ĉiuj niaj membroj, kunlaborantoj, organizoj kaj instancoj, kiuj rilatas kun nia organizo. Mi devas konstante mastrumi kaj organizi la retpoŝtkestojn kaj klopodi konservi ĉion en bona ordo, laŭ prioritato.

Ne eblus rakonti detale pri ĉiuj miaj taskoj, sed sube mi rakontos pri la plej gravaj aŭ interesaj. Ĉiam estas pli da taskoj ol eblas plenumi; mi neniam trovas la finon! Konstante necesas prioritatigi ilin laŭ urĝeco: altprioritataj, mezprioritataj kaj malaltprioritataj. La plejmulto estas nur de mi fareblaj, almenaŭ dum mi restos la nura dungito. Pasintsomere, ni dungis staĝanton, Madalena, 18-jaran aktivan esperantiston ĵus diplomiĝintan de sia gimnazio; ŝi multe helpis min starigi nian novan retbutikon. Ŝi katalogis ĉiujn librojn, kiujn Vilĉjo sendis (ok skatolojn, se mi ĝuste memoras!) kaj konstatis iliajn prezojn kaj haveblecon ĉe aliaj libroservoj, inkluzive de Amazon, por helpi min decidi pri niaj libroprezoj. Ĉi-somere, Madalena denove helpos min, kaj ankaŭ niaj kongresaj stipendiatoj helpas pri kongresaj taskoj.

Krome, kompreneble, ankaŭ niaj estraranoj helpas pri diversaj taskoj, sed la plejparto ankoraŭ restas ‘sur mia telero’. Tial pasintjare la estraro voĉdonis permesi min labori proksimume 30 horojn semajne anstataŭ nur 20, kiom tute ne sufiĉis (kvankam mi estas ankoraŭ pli-malpli konsiderata ‘part-tempa’ laboranto). Fakte dum la pasinta jaro, mia taskaro kreskis pli kaj pli. Ofte mi devas strebi ne superi la horlimon; estus tre facile labori tro, do mi konstante klopodas trovi bonan ekvilibron inter la laboro kaj mia familia kaj persona vivo. Fojfoje la laboro estas streĉa, sed plej ofte mi ĝuas ĝin.

Ekzemploj de specifaj taskoj

Komence de mia deĵoro pasintjulie, mi devis fari plurajn administrajn taskojn rilate al la laŭleĝa translokigo de nia organizo de Majno al Kalifornio:

• plenumi formularojn de diversaj instancoj por starigi nian neproficelan statuson en Kalifornio;
• sendi kopiojn de niaj oficialaj dokumentoj de 1953, kiam fondiĝis nia organizo, kiuj pruvas nian neprofitcelan statuson al la IRS por ebligi ŝanĝon de adreso kaj ĉefkontaktulo en ĝia sistemo;
• akiri komercpermesilon kaj pagi kotizojn por akiri laŭleĝan rajton vendi varojn en Kalifornio;
• ŝanĝi kontaktinformojn (kaj pruvi oficiale mian identecon kiel la nova ĝenerala direktoro) en pli ol 50 kontoj, kiujn nia organizo uzas (Paypal, Wordpress, ADP, Bank of America, Morgan Stanley, Simply Voting, Wells Fargo, WISE, USPS, Endicia, Amazon, Benevity, Dreamhost, Zoom, UEA, nia 800-telefonnumero, ktp ktp) — grandega kaj temporaba projekto!
• Pro tio ke nur Vilĉjo povis administri nian malnovan retbutikon, kaj ĉar niaj membroj, laŭ nia enketo en 2023, volis pli modernaspektan retbutikon, mi kreis komplete novan retbutikon per Square; tiu tasko daŭris plurajn monatojn. Eĉ ankoraŭ restas pliaj libroj por foti, priskribi kaj aldoni al la rebutiko kiam aliaj pli urĝaj taskoj ne premas; espereble ĉi-somere ni kompletigos tiun projekton.

Krome mi konstante faras taskojn rilate al niaj membroj:

• Post la dissendo de niaj bultenoj, ĉiam revenas al la CO iuj ekzempleroj, kies adresoj malvalidis; mi kontaktas tiujn membrojn, ĝisdatigas la adresojn, afrankas kaj enpoŝtigas tiujn numerojn.
• Alvenas retbutikaj mendoj, kiujn mi traktas ene de kelkaj tagoj, kutime samtage.
• Novaj interesatoj telefonas aŭ retpoŝtas petante informojn, kies petojn mi peras al niaj volontuloj.
• Membroj kontaktas la CO-n petante helpon pri diversaj aferoj: aliĝi al la Universala Esperanto Asocio, trovi kiel mendi maloftajn revuojn kaj certajn librojn, ktp.
• Komence de ĉiu jaro, necesas kalkuli niajn membrojn, kiuj membris ankaŭ en UEA pasintjare, kaj pagi malgrandan sumon al UEA por ĉiu ne-UEA membro.
• Mi kreis novan komitaton por helpi niajn membrojn, kiuj loĝas en malliberejoj, kiuj povas komuniki nur poŝte kaj bezonas korespondantojn, helpon akiri librojn kaj gazetojn, ktp.
• Lastatempe, mi klopodas restarigi kontakton kun ĉiuj niaj Tutvivaj Membroj, ke mi povu sendi atestilon kaj dankleteron al ili — la Membreca Komitato multe helpas pri tiu projekto.
• Mi kreas proksimume du-foje monate retpoŝtajn anoncojn per Mailchimp al niaj membroj pri diversaj eventoj kaj informoj pri nia organizo kaj pri Esperantujo ĝenerale.

Aliaj taskoj rilatas al klopodoj ŝpari monon aŭ mian labortempon (kaj sekve niajn laborelspezojn):

• Kiam nia ‘direktora kaj oficista’ asekuro bezonis renovigon por la venonta jaro, oni taskigis min trovi novan (malpli multekostan) por nia organizo, kaj mi sukcesis!
• Mi aranĝis aŭtomatajn pagojn de niaj kontoj, inkluzive de la lupago por nia novjorka UN-oficejo
• Oni petis al mi kontroli niajn servabonojn ĉe Dreamhost, kiu provizas la servilojn por niaj retpaĝoj, kaj mi trovis kelkajn abonojn, kiuj ŝajnis ne plu necesaj, kiujn oni fakte intencis nuligi antaŭlonge; mi tion finfine faris.
• Mi strebas kvaronjare certigi, ke nia adreslisto por la bulteno estas ĝusta por ŝpari poŝtkostojn resendi ilin al nebonaj adresoj.
• Mi kontrolas detale la fakturojn de nia bultenpresisto, Nero Ink, por certigi, ke ni ne pagas erarajn sumojn.
• Mi proponis meti nian paperan balotilon en Usona Esperantisto, anstataŭ mane presi, afranki kaj sendi ĉiujn paperajn balotilojn al niaj sen-retadresaj membroj; tio ŝparis kaj poŝtkostojn, kaj laborkostojn.
• Ĉar mi regule printas afranketikedojn, kiuj uzas multe da inko, mi mendas reciklitajn altkapacitajn inkkartoĉojn, je rabatita pluropa kosto. Tiel mi ŝparas iomete da mono al la organizo kaj samtempe reduktas nian ekologian efikon.
• Kiam mia printilo paneis, anstataŭ aĉeti novan per Esperanto-USA, mi riparigis ĝin kontraŭ malmulta prezo.

Kompreneble, mi helpas ankaŭ organizi kaj administri nian ĉi-jaran Dulandan Kongreson (DLK):

• Mi aktive partoprenas kaj helpas gvidi ĉiun kunvenon de la Loka Kongresa Komitato (LKK) en Toronto, helpas prepari tagordon, kontrolas la protokolojn poste, kaj faras posttaskojn rilate al la kunvenoj.
• Mi kreas retpoŝtajn anoncojn al niaj kongresanoj kun detalaj informoj pri loĝado, manĝado ktp.
• Mi kunlaboras regule kun Chuck Mays de Esperantic Studies Foundation je kunordigaj taskoj pri aliĝado, loĝado kaj manĝado por la Nord-Amerika Somera Kursaro (NASK) kaj la Dulanda Kongreso.
• Mi partoprenas oftajn retpoŝtajn diskutojn de la LKK pri decidoj, problemoj kaj ideoj.
• Kiam niaj membroj kontaktas min, mi kuraĝigas ilin konsideri partopreni NASK+DLK.
• Mi administras la DLK-partoprenon de niaj estraranoj kaj niaj Honoraj Gastoj, kies kotizoj estas finance subtenataj de Esperanto-USA.
• Mi taskigas niajn kongresajn stipendiatojn, kiuj devas volontule helpi la kongresorganizantojn.
• La programon, kongresan libron, feston, ekskursojn kaj aliajn kongresajn elementojn mi subtenas, prikomentas kaj prikonsilas al la respondeculoj.
• Mi kontrolas la financan bonstaton de la kongreso kaj administras repagon al la Kanada Esperanto Asocio por la kostoj de la kongresejo/loĝejo, festohalo/festenmanĝo, ktp.

Mi ĉiam klopodas labori kiel eble plej efike kaj tempoŝpare, kaj provas konsideri fojfoje, kiujn taskojn mi povus transdoni al volontuloj. Sed la plejparto de la taskoj, kiujn mi faras, estas malfacile transdoneblaj al aliaj homoj. Tamen, kiam mi povas, mi faras.

Vere, el ĉiuj ĉi taskoj, tiuj, kiujn mi plej ĝuas, estas la membraj taskoj. Mi tre ŝatas komuniki rekte kun niaj membroj, speciale per telefono. Fojfoje mi ricevas telefonvokon de unu el niaj maljunaj, izolitaj membroj, kiuj ne uzas la Interreton, kaj tre ĝuas aŭdi iliajn rakontojn pri iliaj spertoj dum jardekoj da aktivado en la movado en Usono.

Krom la supre menciitaj devoj, unu el miaj plej gravaj respondecoj estas labori en maniero travidebla al la estraro de Esperanto-USA, ke ili plene komprenu mian agadon, kaj povu konsili min, kunlabori kun mi, kaj direkti min. Laŭ nia statuto, la estraro havas plenan respondecon pri nia organizo, kaj devas superrigardi min (pagatan laboranton). Ili dungis min, taskigas min, kaj kontrolas mian laboron por ĝusta kaj taŭga agado. Mi zorgeme certigas, ke mi regule raportas pri miaj taskoj, ne nur dum la monataj estrarkunsidoj, sed regule inter tiuj per diversaj komunikiloj. Mi sciigas la estraron pri taskoj, kiujn mi jam fintraktis, kaj tiuj, kiuj ankoraŭ traktendas. Mi ĝisdatigas ilin pri progreso je longdaŭraj projektoj. Mi raportas pri defioj, kiujn mi alfrontas, kaj petas iliajn helpon, konsilon kaj ideojn. Kune, ni ĉiuj strebas fari la asocion pli profesia, efika kaj moderna organizo.

Modernaj, profesiaj teĥnologiaj rimedoj

Teĥnologio multe helpas min montri mian laboron al la estraro, kaj kunlabori kun niaj diversaj volontuloj (inkluzive de nia estraro). Komence de mia trejniĝo, Brandono kaj Quintyn kunlaboris dufoje semajne kun mi, klopodante profesiigi la funkciojn de la CO per modernaj laboriloj. Ni kune trovis plurajn tre utilajn teĥnologiajn rimedojn, kiuj videbligas mian laboron al la tuta estraro, aldone al tiuj, kiuj jam ekzistis:

Slack, nia tujmesaĝa labormedio, jam ekzistis, sed Brandono en 2023 senpage akirigis al ni la profesian version por neprofitcelaj organizoj, kio ebligas, ke ni kontrolu la tutan historion ekde 2017. Tie mi mesaĝas ĉiutage pri plej diversaj taskoj kaj temoj, kun niaj aktivaj volontuloj (la estraro kaj komitatanoj).

• Mi plurfoje tage detale mesaĝadas kun diversaj estroj de la organizo, speciale la Ekzekutiva Komitato (prezidanto, vicprezidanto, kasisto kaj sekretario).
• Mi ofte ĝisdatigas la estraron, kaj petas tie iliajn opiniojn, ideojn kaj konsilojn.
• Mi subtenas niajn komitatojn (la Nomuman, Membrecan, Kongresan, Projektan, Diskonigan, ktp).
• Mi anoncas helpbezonojn kaj aliajn novaĵojn al ĉiuj volontuloj.

Monday, taskorganiza programo. Tie la estraro povas rigardi mian taskliston, la traktstaton de la diversaj taskoj (ĉu finita, ĉu atendanta respondon, ĉu nun traktata). Jen ekzempla ekranfoto:

TrackingTime, labortempa registrilo. Tie eblas vidi, kiom da tempo mi laboris pri ĉiu individua tasko, laŭ pluraj taskokategorioj:

Tiuj estas nur kelkaj ekzemploj, sed estas pluraj aliaj teĥnologiaĵoj, kiuj faciligas mian laboron. Ekzemple, nia organizo havas profesian konton ĉe Google Workspaces, kiun ni ankaŭ akiris senpage en 2023 kiel neprofitcela organizo. Per tio, ni provizas al ĉiu estrarano kaj al multaj komitatanoj profesiajn Google-kontojn, kun retpoŝto kaj aliro al ĉiu ĝiaj aplikaĵoj: Google Docs, Google Sheets, Google Slides, ktp. Tio donas profesian aspekton al la ekstera mondo, kiam ili interŝanĝas mesaĝojn kun adresoj ĉe esperanto-usa.org, kaj tio kreas profesian kuntekston ankaŭ interne — la dosieroj, kiujn ni kreas kaj uzas, apartenas al la asocio, ne al ajna individuo.

Ankaŭ ni uzas Canva por krei artgrafikaĵojn (kiel ekzemple niajn atestilojn por Tutvivaj Membroj), Adobe Creative Suite por Usona Esperantisto, Zeffy por niaj aliĝiloj por la kongreso, por donacoj al la organizo, kaj por nia membriĝilo, inter aliaj programoj. Mi lernis tiom multe pri ĉiuj ĉi rimedoj, per tiu ĉi posteno! Estas vere mirinde, kiom multe mi ne sciis je la komenco, kompare al nun — mi sentas min nun plene komforta uzi plej multajn el tiuj rimedoj, kaj ankoraŭ plulernos pri aliaj (ekzemple, Quintyn instruos al mi pli amplekse pri la uzo de Wordpress kaj Canva kiam ni havos tempon).

Resume, la laboro de la Centra Oficejo iras bone, tre bone. Certe okazas malfacilaĵoj fojfoje, sed nia teamo solvas tiujn kune, kaj aferoj ĝenerale iras glate. Mi ĝuas la laboron, kaj fieras povi servi nian komunumon kaj helpi nian karan lingvon akiri pli da respekto kaj sukceso en Usono.

Ekscitaj estontaj projektoj

Mi antaŭĝojas pri niaj estontaj projektoj, el kiuj mi mencios la du plej ekscitajn. Ni lastatempe trovis bonegan programon, Springly, kiu servos kiel nia membro-retejo. Per ĝi membroj povos krei membrokonton kun ĉiuj informoj pri si: foto, loĝurbo, hobioj, Esperanto-historio — kio ajn, kiun oni volas, ke aliaj membroj sciu! Kvankam ni ankoraŭ esploras kaj provas ebligi tion ĉi (ni ankoraŭ trejniĝas, kaj baldaŭ ekos nian realig-fazon pri Springly), ni esperas, ke eblos vidi ‘Membromapon’ montrante la loĝurbojn de aliaj membroj en Usono. Tiel, vi ĉiuj povos multe pli facile trovi proksimajn Esperanto-parolantojn, inviti ilin al lokaj kunvenoj, kaj eĉ mesaĝi aliajn membrojn (kiuj starigas konton), rekte en la membro-retejo. Mi opinias, ke tiu projekto ege plibonigos niajn servojn al niaj membroj de Esperanto-USA — atendu pli da informo tre baldaŭ!

Krome, mi kaj iuj el niaj estraranoj trejniĝas pri subvencipetado de privataj fondusoj por niaj programoj. Ekzemple, ni esploras eblecojn starigi novajn interretajn kursojn en Usono, simile al la Londonaj Kursoj, sed kun pli da niveloj kaj kurselektoj je konvenaj horoj por niaj membroj. Ni serĉos subvenciojn ankaŭ por la Film-Festivalo, por eldonado kaj konservado, kaj por vojaĝigi homojn de aliaj landoj al niaj kongresoj kaj inverse.

Mi esperas ke vi ĝuis legi mian priskribon pri la laboro, kiun mi faras en la CO kaj en nia organizo. Amikajn salutojn kaj bondezirojn al ĉiuj niaj membroj tra Usono!