December 2024

Proposal: Add to the Financial Management Policy an Investment Management Addendum and a Reporting Details Addendum. Proposal passes unanimously.

Proposal: Approve the draft budget for 2025, to include both overhead income and expenses as well as program income and expenses. Proposal passes unanimously.

Proposal: Recommend that Amanda Higley Schmidt be made the Executive Director of the Central Office (no longer in a transitional capacity) and that the budget for labor for the position be increased from an average of 20 hours per week to 25-30 hours per week. The Executive Committee will work with Amanda to craft an updated position description for the Permanent Director of the Central Office/Executive Director position by the end of January 2025. Proposal passes unanimously.

January 2025

Proposal: That the Executive Committee be empowered to work with Springly on implementation of this software for an updated Membership Directory. Proposal passes unanimously.

Proposal: Adopt the Special Committees policy for Esperanto-USA, to be implemented immediately. This policy will establish clear guidelines for the formation, responsibilities, and reporting of special committees, ensuring alignment with our strategic goals. All current special committees (International, Projects, Communications, Promotions, Bylaws, Membership, Executive, Educational, Prisoner Relations) shall transition to this policy by the close of the Annual Congress. The Vice President will assist with that process to ensure a smooth implementation. Proposal passes unanimously.

February 2025

Proposal: that the proposed Spending Limits Addendum be added to the Financial Management Policy. Proposal passes by acclamation.

Proposal: That the proposed changes be added to the financial management policy regarding financial planning and budgeting (section 4, 5th sub-bullet, and 6th sub-bullet in the annual budget section). Proposal passes by acclamation.

Proposal: that Esperanto-USA send a proposal for a change in UEA’s bylaws, as follows. Proposal passes unanimously.

Current language:

“23. Komitatanoj A. Ĉiu aliĝinta landa asocio kun 100 ĝis 1000 membroj elektas unu komitatanon, kaj unu plian por ĉiu komencita milo, ĝis maksimume 6 komitatanoj. La nombro de la komitatanoj de ĉiu landa asocio ne malkreskas dum la oficperiodo, sed landa asocio, kiu aliĝas aŭ atingas pluan milon (ĝis atingo de la sesa milo) elektas komitatanon aŭ komitatanojn por la resto de la periodo. Neniu landa asocio rajtas al pli ol 6 komitatanoj entute.”

Proposed language (changes in bold):

“23. Komitatanoj A. Ĉiu aliĝinta landa asocio kun almenaŭ 100 membroj elektas komitatano(j)n laŭ la suba tabelo:

100-250 membroj: 1 komitatano
251-500 membroj: 2 komitatanoj
501-1000 membroj: 3 komitatanoj
1001-2000 membroj: 4 komitatanoj
2001-3000 membroj: 5 komitatanoj
Pli ol 3000 membroj: 6 komitatanoj

La nombro de la komitatanoj de ĉiu landa asocio ne malkreskas dum la oficperiodo, sed landa asocio, kiu aliĝas aŭ atingas pluan milon (ĝis atingo de la kvara milo) elektas komitatanon aŭ komitatanojn por la resto de la periodo. Neniu landa asocio rajtas al pli ol 6 komitatanoj entute.”

Motivation to include with the proposed language:

Konstatante, ke la statuta paragrafo pri la konsistigo de la komitato (23) fontas el tempo, kiam pluraj landaj asocioj kalkulis je miloj de membroj, situacio kiu apenaŭ plu ekzistas, ni proponas ŝanĝi tiun paragrafon, tiel ke ĝi pli konformos kun la membrokvantoj, kiuj estas realismaj por la plejmulto de nuntempaj landaj asocioj. Ni antaŭvidas almenaŭ 5 bonajn rezultojn de tio:

La proponita ŝanĝo respektos la intencon de la originala lingvaĵo, laŭ kiu la komitato estis reprezenta organo, en kiu asocioj havu proporcie pli aktivan rolon laŭ sia membrokvanto;

La proponita ŝanĝo malfermus la komitaton al novaj fortoj, sen devigi al la spertuloj demisii;

La proponita ŝanĝo kondukus al situacio, en kiu multaj landaj asocioj havus pli ol unu peranto inter si kaj UEA, kaj tiel la informfluo estos pli stabila kaj demokratia, por ambaŭflanka profito;

La proponita ŝanĝo, per la konsistigo de pli vaste reprezenta komitato, disponigos pli da kandidatoj por la estraro de UEA;

La proponita ŝanĝo motivigos al landaj asocioj akiri pli da membroj, kaj ne perdu tiujn, kiujn ili havas. Por asocio kun ekzemple 200 aŭ eĉ 400 membroj, estas nerealisme eĉ strebi por mil; sed estas realisme strebi por 250 aŭ 500, kaj zorgi ne iri sub tiu limo.

Additional information - how UEA’s bylaws are amended:

“59. Ŝanĝo de la Statuto. La Statuton povas ŝanĝi nur decido de la Komitato, en kunsido kunvokita kun la sciigo, ke en ĝi estos proponita ŝanĝo de la Statuto. Inter la tago de la kunvoko kaj la tago de la kunsido devas esti minimume 30 tagoj. Por decido pri statutŝanĝo necesas minimume la duono de la esprimitaj voĉoj, en kunsido de la Komitato, en kiu ĉeestis minimume la duono de la komitatanoj aŭ iliaj anstataŭantoj.”